节后回来,很多职场人都在处理年前积压的工作和年后的新工作,反而会变得很忙,企业HR除了要开展新的招聘计划时,还得处理新入职员工的信息,更新整理员工花名册。
一般来说,员工花名册是很多HR人都必做的基础工作,却一直是HR工作里面一个很重要也很基础的繁琐工作。如果有一款产品,可以让HR整理和维护员工花名册的效率提高90%,操作简单,重要信息提醒你,随时随地可以多端操作和查看,员工数据自动图表化显示,你愿不愿意使用?
目前很多企业,尤其是大多数中小企业,员工花名册信息管理还在默默使用Excel进行管理和维护。而壹人事在线员工花名册系统,与Excel版员工花名册相比,最大的特点是完全实现智能化管理。它依托云计算、大数据、人工智能等前沿技术,聚合员工个人信息、在职信息、人员异动等全生命周期信息,员工合同续签提醒,减少用工风险,历史异动信息数据保留,自动生成各类人事常用图表,便于企业规划人才发展路径,覆盖企业人力高频业务场景,帮助管理者实现对团队成员的立体洞察。
员工花名册信息随时随地在线维护
壹人事员工花名册产品,主要是替代需要人工维护的Excel版花名册,在线管理员工基础数据和员工的状态变化。平台支持在线录入新入职员工信息,导入、导出在职员工信息,集合成册,方便HR随时随地登录平台查看信息,管理在职员工。如果公司员工有人员异动的情况,信息资料可能需要及时更新,HR登录平台即可在线变更员工转正、离职、部门等状态,无需在线下手动操作更新/修改,以免忘记而出现用工风险。此外,也支持给花名册设置自定义字段,HR可根据企业自身情况来设置,比如添加或删除合同编号、员工姓名、证件号码、联系方式、部门职位、入职时间、转正时间、合同期限等。
劳动合同管理降低劳动风险
支持录入、导入和导出劳动合同台账。根据劳动合同法等相关法律规定,企业必须与员工签订书面劳动合同,否则会面临法律风险,如支付未签订劳动合同的双倍工资赔偿等。鉴于用工单位与员工签约劳动合同的重要性,平台提供设置劳动合同到期、员工转正提醒,防止由于HR遗忘或漏签劳动合同而产生劳动纠纷和企业损失。此外,除了签订书面劳动合同外,HR可以扫描文件上传至平台存档,需要时也可以导出文件。
员工数据分析提升HR管理水平
壹人事平台的电子花名册支持自动生成常用人事分析图表,包括入职人数趋势、离职人数趋势、学历分布、年龄分布、男女比例等,这比传统Excel版花名册快捷很多,虽然Excel也可以生成图表,但需要HR一个个去设置整理修改分析数据,费时费力。而壹人事的可以直接截图使用,用到工作报告或其他需要用到的场景。
通过对员工数据分析,帮助企业识别可能存在的风险,比如人员流失,还能分析员工的优势、需求和特点,可以给企业提供更加科学合理的数据决策,企业可以更好地理解和运用人力资源数据,推动企业实现人力资源的优化配置,从而促进企业的健康良好发展。
体系化数据安全管理有保障
壹人事平台深知信息安全的重要性以及对用户隐私的重视,企业一旦启用了员工电子花名册服务,平台的安全系统将全程防护,确保用户信息的安全。
平台通过了ISO27001国际信息安全体系认证,并严格按照该体系管理要求进行信息安全体系管理,保护用户信息。数据传输采用了SSL 256位加密传输,核心字段采用阿里云加密服务,确保客户数据只能通过客户前端账号登录查看。假如出现网络或机器异常情况,HR也无需担忧过度,平台采用了数据存储、访问三份备份方案、异地数据每日备份方案,确保员工数据不会丢失。这些防护措施有效保护了客户信息,预防了因信息泄露带来的经济损失,提高客户满意度。
更多企业HR管理融入数字化大潮
随着大数据、5G等新一代信息技术的普及,各个行业都在不同程度的向数字化转型。某健康体检管理公司近年来也搭上了数字化转型的“快车”,着手在人力资源方面开始转型。该公司员工规模160多人,原来一直使用“人工+纸质”模式管理员工信息,由于没有数字化系统支持,HR操作时容易出错,员工信息也不同步。自从该公司启用壹人事电子员工花名册后,其人事管理逐步向全流程数字化转型,实现员工信息云端同步,HR可以随时登录系统在线维护员工信息,管理更高效。
人力资源行业向数字化转型是一个必然的趋势,每个行业都在这个赛道上探索着。通过使用智能化的工具,提高了招聘、薪酬管理、员工福利等人力资源活动的效率,允许根据员工的个人需求和偏好提供定制化的职业发展、培训和福利方案。对于壹人事员工电子花名册服务来说,可以帮助人力资源部门在线高效管理、维护员工信息,同时收集和分析大量数据,从而更加科学地做出人才招聘、培训、留存等方面的决策。
